En fundaciones pequeñas o de nueva creación pueden surgir multitud de dudas sobre la operativa ordinaria y su gobierno. Por esto, desde PYMEF nos proponemos ayudar a solucionar estas cuestiones del modo más claro y ameno posible.

En PYMEF somos partidarios de redactar actas de la reunión del patronato de un modo muy pragmático: se transcriben los acuerdos y poco más. Entendemos que no es el sitio para historias o para reflejar la vida y actividades de la fundación.

Lo que sigue son algunas directrices, experiencia, con el objetivo de que tengan un sentido práctico y no se pierda el tiempo. También pueden servir, lógicamente, para otro tipo de encuentros.

Desde la asociación PYMEF trabajamos para que nuestras fundaciones optimicen sus recursos, mejoren su imagen, alcancen cada vez mayor audiencia y así consigan sus objetivos. Si quieres formar parte de PYMEF sólo tienes que visitar nuestra web pymef.org o escribirnos a info@pymef.org.

PREPARACIÓN:

  • Objetivos: buscar la finalidad real y preguntarse si puede lograrse sin la reunión. Hay que definir y dejar por escrito los objetivos, con una prioridad: los ineludibles y los secundarios.
  • Orden del día, señalando el tiempo previsto para cada asunto (dicen que el tiempo destinado a cada cuestión es inversamente proporcional a su trascendencia) y sabiendo cortar y dinamizar la reunión, que se agradece.
  • Hora de la reunión: si es por la mañana iniciarla directamente con los temas importantes y lo accesorio al final: con hambre se decide pronto. Si es a primera hora de la tarde, al revés.
  • Convocatoria: se ha de suscitar el deseo de asistir y participar: no van a perder el tiempo. La carta o el email ha de ser personal. Hemos de explicar el motivo de organizar la reunión y qué se espera de ella, y adjuntar el orden del día.
  • Recordar la reunión: siempre es bueno llamar con un par de días de antelación y tener preparado el Material y con los documentos a repartir.

INICIO:

Se trata de una parte importante: hay que presentarse, si no se conocen entre ellos. Explicar el motivo de la reunión: de qué se hablará, el porqué, interés, etc., y fijar los objetivos a lograr.

CÓMO DIRIGIRLA:

    • Escuchar es algo esencial en el que dirige y significa oir integramente con atención, entendiendo lo que dicen de modo que pudiésemos repetir lo dicho. Por esto si no se entiende se pregunta y así poder clarificar. Es bueno también ir descubriendo las estructuras del discurso, el tono, propósitos, etc.
    • Mostrar seguridad: es bueno mirar a los ojos, respirar profunda y lentamente, encontrar el hilo conductor y evidenciarlo.
    • Saber reaccionar ante los imprevistos: saludar a los que llegan tarde (seguir hablando es hablar a las musarañas), entrar relajados, tranquilos; ante fallos mecánicos aprovecharlos para hacer participar a todos en solucionarlos, ante cambios violentos no azorarse y buscar motivos para reconducir, etc.
    • El sentido del humor es una parte importante que hay que mantener.
    • Hacer participar significa provocar a los silenciosos y cuando hablen utilizar como referencia lo que han dicho. Hay que educar también, enseñando a escuchar a los demás, a admitir ideas, a saber repetir lo que otros han dicho antes, etc.
    • Reformular: el que dirige ha de ser como un espejo. “Si he comprendido bien…” hemos de saber efectuar una síntesis de lo que se dice, efectuar un control de las intervenciones y saber estimular a los participantes.

FINALIZACIÓN:

Las reuniones nunca pueden terminar por derribo: dejan la sensación de perder el tiempo, de no ser interesantes y no se sabe que se ha concluido. Es importante acabarlas oficialmente con brevedad reseñando una síntesis de lo tratado y nunca más de 5 minutos. Y, finalmente: agradecer la asistencia, más cuando se acude de modo altruista.