La asignación de cargos es una de las primeras decisiones que se han de tomar cuando nos proponemos constituir una fundación ya que el reparto se detallará en la propia escritura de constitución.

Una de estas figuras es la del secretario, un cargo de especial relevancia para el buen funcionamiento de la entidad y con una serie de particularidades que pretendemos abordar.

Miembro del órgano de gobierno

El secretario es una figura obligatoria en fundaciones como también lo es el presidente, frente a otros cargos como vicepresidente, tesorero o vocales, que son potestativos.

La ley nos obliga, por un lado, a nombrar un presidente y un secretario y por otro, que haya un mínimo de tres patronos. Sin embargo, el secretario no ha de ser necesariamente un miembro del patronato, es decir, ha de haber tres patronos y uno de ellos ha de ser el presidente, asimismo ha de haber un secretario, pero éste no tiene por qué ser patrono. Un ejemplo podría ser el de un patronato compuesto por un presidente y dos vocales con un secretario que es un tercero que, bien por su formación o por su vinculación con la fundación, así ha sido nombrado pero éste, al no ser patrono, no tendrá derecho al voto.

Esto último es el motivo de esta particularidad del cargo de secretario. Al ser un cargo al que la ley le atribuye funciones técnicas y administrativas, se requiere a una persona con un determinado perfil “profesional”, sin embargo, el patronato puedo querer que no tenga derecho a votar. De esta forma un tercero cualificado puede ejercer de secretario sin que su voluntad pueda influir en las adopciones de acuerdos.

Las funciones del secretario

Es el artículo 14 del reglamento de fundaciones el que recoge las funciones propias del cargo, siendo estas:

  1. a) Efectuar la convocatoria de las reuniones del patronato por orden de su presidente y realizar las correspondientes citaciones a los miembros del patronato.
  2. b) Asistir a las reuniones del patronato, con voz y voto si la secretaría corresponde a un patrono, o solo con voz en caso contrario.
  3. c) Conservar la documentación de la fundación y reflejar debidamente en el libro de actas del patronato el desarrollo de sus reuniones.
  4. d) Expedir certificaciones con el visto bueno del presidente, respecto de los acuerdos adoptados por el patronato.
  5. e) Cuantas otras funciones sean inherentes a su condición de secretario o se prevean expresamente en los estatutos de la fundación.

Cómo escoger a un secretario

Como hemos visto el secretario tiene un papel especialmente activo en el funcionamiento de la fundación por lo que deberá de ser una persona que sea accesible y disponga de cierta flexibilidad horaria. Aunque la mayoría de trámites ya son telemáticos aún quedan algunos que requieren de la presencialidad, por lo que siempre es interesante que tanto secretario como presidente (a quien corresponde la representación de la entidad) puedan realizar algún trámite en horario de atención al público de la Administración, notarías, etc.

Por las  funciones que ha de desempeñar será recomendable que tenga cierta formación en el ámbito administrativo y sea una persona organizada.

Los patronos no siempre pueden o quieren ejercer como secretarios, por eso es frecuente encontrar fundaciones cuyos secretarios son personas ajenas a la entidad. Además, recordemos que los miembros del patronato no pueden cobrar por las funciones inherentes a su cargo pero en este caso, al no ser patrono, sí que podrá ser contratado por su cualificación y aptitudes. De hecho, no es raro que se traten de profesionales como asesores, abogados, economistas, etc.

Nombramiento y registro

En las fundaciones, si tras el otorgamiento de la escritura de constitución en la que figura la distribución de los cargos iniciales, hay modificaciones en el patronato será suficiente con el certificado del acta en el que se acuerda la sustitución del secretario, que deberá ir ya expedido y firmado por el secretario entrante con el visto bueno del presidente. La tramitación formal puede variar ligeramente dependiendo del ámbito de la fundación, por ejemplo, el Madrid únicamente admiten las firmas electrónicas, pero en general será un notario quien legitime las firmas y se enviará el original al Registro de fundaciones correspondiente. No obstante, a efectos legales, el secretario adquiere su cargo con la firma del acta donde se acepta su nombramiento y la salida del anterior. Al final, la idea es no recurrir al secretario anterior por lo que tiene sentido que no se necesite que se inscriba en el Registro, cosa que puede tardar meses, para que pueda desempeñar sus funciones, de lo contrario la fundación podría verse bloqueada.

Si estas pensando en constituir una fundación pero no tienes claros puntos como el nombramiento de los patronos o sus funciones y responsabilidades puedes contactar con nosotros para que estudiemos tu caso y te asesoremos de forma personalizada. Puedes escribirnos a info@pymef.org o llamarnos al 976 11 61 11 o al 667 295 395 (usamos WhatsApp).

 

Ver también: Qué es y para qué se necesita el acta de titularidad real

 

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