Entre las obligaciones de las fundaciones se encuentra la de presentar un plan con las actuaciones que se pretende realizar en el ejercicio siguiente, así como una previsión orientativa de ingresos y gastos para el mismo. El plazo para su presentación ante el Protectorado correspondiente es el último trimestre del ejercicio económico de la Fundación. Esta obligación es el Plan de Actuación.

Como la mayoría de las fundaciones trabajan con el año natural, pueden presentarlo desde el 1 de octubre hasta el 31 de diciembre, es decir, si aún no habéis previsto las actividades para el año siguiente, estáis en plazo para fijar fecha para la reunión del patronato y conformar un plan de actuación.

Pero, ¿y si aún no sabemos qué vamos a hacer?

Esta es una de las dudas más frecuentes; sin embargo, no ha de ser motivo de preocupación, ya que se trata de un documento orientativo y no vinculante. Es evidente que con un año de antelación no se puede saber a ciencia cierta cómo evolucionarán los proyectos, si finalmente se conseguirán fondos, si surgen nuevas oportunidades o si aparece una pandemia que nos obliga a frenar toda actividad o a reformularla.

Con este documento, el Protectorado pretende que las fundaciones demuestren su compromiso y se reúnan para planear su trabajo para el año siguiente. Que haya movimiento y no se paralicen, dado que es frecuente que los miembros del patronato, ante compromisos personales o profesionales, puedan dejar a las fundaciones en un segundo plano o que se sumen a proyectos que poco tienen que ver consigo o estén mal formulados. Para ello, con este documento, el Protectorado “pone las pilas” a las fundaciones y las orienta sobre la idoneidad de sus actividades y su formulación.

Si finalmente la actividad se aleja de lo previsto, no hay problema. En la memoria que se presenta al cierre de ejercicio se incluirá una explicación de los motivos que han originado las alteraciones, sin que suponga ningún perjuicio para la fundación. Legalmente esta situación se encuentra regulada, siendo incluso lo habitual.

¿Cómo se completa el Plan de Actuación?

El Plan de Actuación se remite al Protectorado correspondiente, y para cada ámbito, los Protectorados proporcionan unos modelos propios en sus respectivas páginas web, tanto del Plan como del certificado de aprobación, también requerido. Pero, aunque con variaciones en los formatos, el contenido es el mismo:

  • Denominación y descripción de la actividad, donde hay que tener en cuenta de si se tratan actividades propias o mercantiles y justificarlas si no se integran en el marco de los estatutos. Recomendamos no extenderse en exceso, se trata dar una idea de lo que se planea hacer y concretarlo en caso de tener algún dato ya cerrado. Suficiente para dar a entender la iniciativa, pero cuanto menos pormenoricemos, menos posibilidad de ser requeridos a formular aclaraciones existen.
  • Personal y voluntarios. Ante la duda, si aún no se cuenta con la certeza de las personas contratadas, se recomienda asignarlas a voluntarios. Básicamente porque la contratación exigirá una justificación en el posterior desglose presupuestario, de esta forma nos ahorramos esta estimación y se justificará a cierre de ejercicio con los números reales.
  • Beneficiarios y objetivos. Un dato fácil de precisar y sin ninguna repercusión. Tampoco suele ser motivo de requerimiento. En cuanto a los objetivos, se solicitar una cuantificación numérica, por lo que se trata de buscar una referencia sencilla. Por ejemplo, un audiovisual sobre el impacto medioambiental, objetivo: número de visualizaciones, 300.
  • Partidas presupuestarias, gastos e ingresos. A la hora de presentar el plan se ha de tener más en cuenta la corrección formal que lo ajustada que pueda ser la estimación, por lo que, en caso de duda, se recomienda tirar de partidas sencillas y que sean congruentes con la actividad, por ejemplo, no poner gastos de personal si se ha dicho que se trabajaría con voluntarios. En el caso de “otros gastos”, indicar de cuáles se habla. Pueden ser recursos habituales y que no puedan ser motivo de recelo por parte del Protectorado: publicidad, cartelería, etc.

En cuanto a los ingresos, lo más destacable sería tener en cuenta que han de ser mayores a los gastos.

Cabe destacar que el Protectorado estatal cuenta con un sistema distinto: no proporciona modelos a completar, sino que dispone de una plataforma donde se completan los campos y ella misma genera el plan de actuación y el certificado de aprobación con la identificación de los asistentes y/o representantes. Para acceder a esta plataforma se requerirán unas claves que facilitará el Protectorado presentando un escrito en el que el que el presidente se identifica como tal y solicita que le hagan llegar el usuario y contraseña de su fundación. Documento que deberá firmar con el certificado de la fundación donde aparezca su nombre como representante. Este documento se tramitará a través de la sede de fundaciones estatales, en el link que redirige a Asesoramiento, revisión de borradores de estatutos, y presentación o solicitud de otros documentos.

 ¿Cuál es el procedimiento para presentarlo?

El primer paso es convocar una reunión del Patronato, dentro del último trimestre del año, en cuyo Orden del Día se incluya la aprobación del Plan de Actuación. Acordado el contenido y completado el plan, procedan a firmar los documentos: El certificado de aprobación y el plan de actuación en todas las hojas, por el secretario con el visto bueno del presidente. Para el caso del plan de actuación estatal, se genera una referencia que deberá verse correctamente tanto en el certificado como en el Plan, ya que vincula ambos documentos.

Estas firmas tradicionalmente han sido manuscritas (no se admiten firmas digitalizadas y reproducidas), sin embargo, estamos en plena transición hacia la normalización de la firma electrónica, por lo que se recomienda disponer de ella.

Una vez se tengan los documentos firmados y digitalizados, la presentación se realizará en la web de su Protectorado. Al ser un trámite anual e integrado entre las obligaciones de las fundaciones, suele ser de fácil acceso y visible. La tramitación telemática no debería de suponer un problema.

Tras estas pautas generales, hacemos mención a pequeñas divergencias en la tramitación o requisitos de los distintos ámbitos. Algunos, por ejemplo, siguen solicitando la presentación en papel, otros unifican Protectorado y Registro y otros tienen exigencias más estrictas sobre la cumplimentación. Por eso, al menos el primer año, se recomienda acudir a algún especialista para matizar estos puntos y tener una referencia de Plan de Actuación adecuado a la fundación para futuros ejercicios.

 

 

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