Escoger un software de captación de fondos es un paso por el que toda fundación con presencia digital ha de dar. Sin embargo, recién aterrizados en el mundo de las donaciones puede ser difícil identificar qué vamos a necesitar ahora y qué nos interesará en el futuro, qué funcionalidades son importantes, los costes, transferencias, declaraciones, etc.

Los softwares de captación de fondos están en constante actualización, como lo están el resto de softwares con los que se comunican, por lo que nos centraremos en los aspectos generales.

Seguridad

Cuando hablamos de dinero, hemos de proporcionar confianza a los donantes, usar entornos seguros y pasarelas de pago reconocidas como Redsys, Stripe, PayPal y herramientas como Bizum, Google Pay… Es importante tener en cuenta las pasarelas y métodos de pago con las que trabaja el software, también atendiendo a la donación internacional.

Por ejemplo, en España está muy extendido Bizum, por lo que es muy interesante integrarlo, sin embargo, es un método de pago nacional, de cara a dirigirnos a otros países sistemas como PayPal son de gran utilidad.

Adicionalmente, habrá que pensar otras relaciones como el adeudo a cuenta SEPA o las donaciones recurrentes, similares a la suscripción mensual, y comprobar cómo las gestionaría el software.

Compatibilidades y flexibilidad

Las campañas de donación se pueden servir de distintas técnicas: landings de donación, aportaciones por proyectos, recompensas, etc. por lo que la versatilidad es otro aspecto a valorar a la hora de decidirnos por un programa, así como su comunicación con redes sociales, por donde habitualmente se difunde la campaña y que cuentan con sistemas propios de gestión de donaciones. Que el software trabaje con éstas, en mayor o menor grado, pero facilitará el trabajo y ahorrará tiempo de trabajo.

Y ya no sólo en lo que respecta a compatibilidades con otras aplicaciones, sino también cabrá tener en cuenta la compatibilidad de formatos. Por ejemplo, es frecuente que determinadas donaciones offline se contabilicen en tablas Excel, por lo que tener la capacidad de importar estos datos o descargar otros tantos desde el software para visualizarlos en otras aplicaciones, como podría ser el formato .cvs.

Usabilidad y apariencia

Que el donante se sienta atraído por el aspecto de la campaña y que pueda realizar su aportación de la forma más sencilla posible, son dos cuestiones fundamentales.

Conviene valorar la gama de apariencias, widgets y formularios que nos ofrece cada software de captación de fondos. Además, teniendo en cuenta que de cara a la deducción fiscal el usuario deberá de introducir sus datos, hay que tratar de optimizar al máximo los pasos y la estética.

Una utilidad atractiva es la calculadora fiscal, que permite al donante introducir una cantidad y ésta le muestra cuánto se desgravaría.

Seguimiento y relación con el donante

Dentro del pensamiento del marketing, es muy importante conocer a nuestros donantes, saber cómo llegar a ellos, cómo retenerlos, saber qué esperan o qué les interesa. Por eso, que cuente con funcionalidades de CMR y/o que pueda integrarse con otras como Salesforce o con herramientas de analítica como Google Analytics es fundamental si queremos profesionalizar nuestras campañas.

Certificados de donación

Con cada donación (o conjunto de donaciones) la fundación deberá de expedir un certificado al donante a modo de comprobante de la operación, recogiendo todos los datos fiscales, de uno y otra, el carácter irrevocable, y demás contenido tipo.

Este programa deberá de ser capaz de emitir un certificado al donante, ya sea enviado vía email, generado y descargado, o ambos. Además, la personalización del certificado es también un aspecto muy valorable: que transmita la identidad de la fundación y que sea fácil modificar su contenido.

Declaración del Modelo 182

Importantísimo. A finales de enero se presenta a Hacienda el Modelo 182 de declaración de donativos donde figuran los datos de los donantes y las cantidades aportadas para que Hacienda practique la correspondiente deducción fiscal a los donantes, pero cuando se tienen muchos donantes los datos son masivos, por lo que el software es fundamental que pueda generar documentos en formatos compatibles con los que trabaja la plataforma Hacienda o que autogenere en modelo.

Actualización

Como vemos, este software actúa como intermediario entre otros tantos programas, los donantes y la fundación, por lo que es fundamental que se encuentre en constante actualización para no toparse con incompatibilidades o fallos de funcionamiento.

Incluso en el ámbito legal deberá mantenerse al día. Un ejemplo es la política de privacidad de datos.

Precio

Estos programas suelen funcionar por niveles: básico, profesional, premium…y cuantas más funcionalidades quieras disfrutar, mayor será el coste.

A veces, este modelo se combina con la comisión por transacción, teniendo una cuota fija (más baja que la modalidad de pago sencilla) y el resto dependerá del número de transacciones recibidas.

Pero, como anticipo: estos programas no son baratos. Al menos no las versiones con más funcionalidades y es comprensible. Como hemos visto facilitan mucho el trabajo de la fundación y les permite abarcar muchas vías de entrada de fondos, pero a base de un complejo entramado que requiere de mantenimiento profesional y constante actualización.

Llegado a cierto punto, conforme la entidad vaya creciendo y aumente el número de donantes, se irán haciendo necesarias nuevas funcionalidades que irán aparejadas a un aumento en los ingresos. Se trata de llegar a un equilibrio.

Si tienes alguna duda adicional con respecto a los softwares de captación de fondos puedes contactar con nosotros a través de info@pymef.org o llamando al 976 11 61 11 o al 667 295 395 (usamos WhatsApp).